Í desember 1994 var skipuð þriggja manna stjórn Lýðveldissjóðs, en í henni sitja Rannveig Rist, verkfræðingur, formaður; Jón G. Friðjónsson, prófessor; og Unnsteinn Stefánsson, prófessor. Í febrúar 1995 fól stjórnin tveimur framhaldsskólakennurum, Steingrími Þórðarsyni og Þórunni Blöndal, og einum háskólakennara, Eiríki Rögnvaldssyni, að gera tillögur að ritum sem æskilegt væri að semja til notkunar í framhaldsskólum. Rétt er að taka fram að stjórn Lýðveldissjóðs lagði áherslu á að átt væri við rit málfræðilegs eðlis.
Undirbúningsnefndin skilaði áliti til stjórnar Lýðveldissjóðs snemma í mars. Þar var lögð megináhersla á nauðsyn þess að semja vandaðar handbækur eða yfirlitsrit um helstu þætti íslensks máls, og voru gerðar lauslegar tillögur um efni fimm slíkra rita. Auk þess var lagt til að samin yrðu allmörg kennsluhefti um ýmis málfræðileg efni. Þessar tillögur voru kynntar stjórn Samtaka móðurmálskennara í lok mars, og mæltust þar vel fyrir.
Stjórn Lýðveldissjóðs samþykkti að vinna eftir þeim ramma sem þessar tillögur setja, og ákvað að skipa sérstaka verkefnisstjórn til að hafa umsjón með framkvæmd þeirra. Tilkynnt var um skipan verkefnisstjórnar 17. júní 1995, en hana skipa Eiríkur Rögnvaldsson, prófessor, formaður; Ásta Svavarsdóttir, orðabókarritstjóri; og Þórunn Blöndal, framhaldsskólakennari. Öll hafa þau langa reynslu af kennslu og samningu kennslubóka.
Að hverju meginritanna (handbókum og almennu yfirlitsriti) verður ráðinn sérstakur ritstjóri, sem ber ábyrgð á verkinu gagnvart verkefnisstjórn. Hann gerir nákvæma áætlun um efni og efnisskipan hvers rits, í samráði við verkefnisstjórn. Gert er ráð fyrir að ritstjóri hvers rits sé jafnframt meginhöfundur þess, en ráði sér meðhöfunda og aðstoðarmenn í samráði við verkefnisstjórn, innan þess fjárhagsramma sem ritinu er ætlaður.
Þegar kemur að kennslubókunum verður meginreglan væntanlega sú að verkefnisstjórn semur verklýsingu og auglýsir eftir höfundum. Höfundar verða síðan valdir á grundvelli menntunar, kennslureynslu, þekkingar og reynslu í kennsluefnisgerð o.s.frv.
Til þess að sem flest sjónarmið komi fram hefur verið tilnefnd ráðgefandi baknefnd, skipuð 12 manns, sem verður verkefnisstjórninni til ráðuneytis, sbr. líka 5. lið erindisbréfsins hér að framan. Til setu í baknefnd hafa einkum verið fengnir móðurmálskennarar úr framhaldsskólum og ýmsum sérskólum á háskólastigi, en einnig aðrir kunnáttumenn á því sviði sem hér um ræðir. Ekki er þó ætlast til að baknefndarmenn séu eða líti á sig sem fulltrúa tiltekinna stofnana, félaga eða fyrirtækja, heldur sitja þeir í nefndinni sem einstaklingar í krafti reynslu sinnar og þekkingar.
Ætlunin er að boða baknefnd til fundar a.m.k. tvisvar á ári, meðan á samningu verkanna stendur. Fyrsti fundurinn var haldinn um miðjan september. Þar kynnti verkefnisstjórnin meginhugmyndir sínar um ritverk, markmið, markhópa, framsetningu o.s.frv. Baknefndarmenn komu með ýmsar athugasemdir og ábendingar, og var fundurinn hinn gagnlegasti að mati verkefnisstjórnar.
Vegna þess hvernig til ritanna er stofnað hlýtur að vera eðlilegt að í bókunum sé lögð sérstök áhersla á þætti sem gagnast kennurum og nemendum. Þar má nefna skilgreiningar fræðiorða, skrár af ýmsu tagi, umfjöllun um ýmis atriði málsins sem eru á reiki, o.m.fl. Nánar tiltekið eru meginmarkmiðin sem hafa þarf í huga við samningu handbókanna eftirtalin:
Helsti markhópur bókanna er kennarar (einkum í efri bekkjum grunnskóla og framhaldsskólum), en einnig ættu þær að geta nýst kennslubókahöfundum, nemendum á málabrautum framhaldsskólanna og byrjendum í háskólanámi, svo og öðrum sem vilja fræðast um málfræði og íslenskt mál. Nauðsynlegt er að gæta þess vel að framsetning og hugtakanotkun falli að þörfum markhópsins. Eitt meginhlutverk baknefndarinnar er að tryggja að svo sé.
Gert er ráð fyrir að handbækurnar verði u.þ.b. 400-500 bls. hver, í allstóru broti (eins og t.d. Íslensk bókmenntasaga). Auk samfellds meginmáls verði þar ýmiss konar skrár og ítarefni; rammagreinar, myndir, teikningar, skýringarmyndir, línurit og töflur auk mynda-og skýringartexta. Til hægðarauka má skipta efni bókanna í þrennt.
Í fyrsta lagi er það samfellt meginmál, sem tekur u.þ.b. helming þess rúms sem er til ráðstöfunar; þetta getur þó verið breytilegt eftir bókum. Hlutverk þessa hluta er að gefa yfirlit yfir viðkomandi svið málfræðinnar; meginviðfangsefni, tengsl við önnur svið málsins, helstu rannsóknir, yfirlit um viðkomandi hluta íslensks málkerfis, samanburð við önnur mál, o.s.frv.
Í öðru lagi er hliðarefni; stuttir textar, dæmi, skýringarmyndir, töflur o.fl. til hliðar við meginmálið. Þetta efni getur ýmist verið til stuðnings og frekari skýringar á því sem þar er fjallað um eða laustengdara. Auk fróðleiks getur slíkt hliðarefni verið til skemmtunar og æskilegt væri að finna texta eða dæmi sem líkleg eru til að vekja eða ýta undir áhuga lesenda á efninu. Myndir hafa líka öðrum þræði það hlutverk að prýða verkið. Slíkt efni mætti taka u.þ.b. fjórðung rúmsins.
Í þriðja lagi er um að ræða skrár og yfirlitstöflur. Þar koma bæði heimilda- og atriðisorðaskrár ásamt tilvísunum til frekara lesefnis um tiltekin atriði, og einnig töflur og skrár þar sem fróðleik um ákveðin atriði er þjappað saman. Þetta gæti verið allt að fjórðungur verksins.
Áhersla verður lögð á að höfundar geri sér far um að vanda efnisskipan og framsetningu og velji málsnið með lesendahópinn og tilgang ritanna í huga. Það á að vera vandað, en tiltölulega óformlegt, og nauðsynlegt er að málfar bókanna sé til fyrirmyndar. Nauðsynlegt er að stíllinn sé eins einfaldur og skýr og kostur er. Höfundar skulu kosta kapps um að gera bækurnar læsilegar. Hver höfundur hlýtur að setja sitt mark á textann, og er ástæðulaust að amast við því, en þó verður að gæta þess að samræmi sé í merkingu og notkun hugtaka og fræðiorða, og stíll einstakra höfunda skeri sig ekki um of úr heildinni.
Í samræmi við það sem áður er sagt um markhóp verður framsetning og hugtakanotkun að miðast við lesendur sem hafa góða almenna undirstöðumenntun, en ekki sérþekkingu í málfræði, og eru tilbúnir til að leggja nokkuð á sig til skilnings. Rétt er að stilla hugtakanotkun í hóf, og spara fræðiorð og hugtök þar sem almennt orðalag kemur að jafnmiklu gagni. Hins vegar verður auðvitað að kynna fjölda fræðiorða og hugtaka og þjálfa lesendur í notkun þeirra. Mest áhersla skal lögð á að kynna og skýra almenn og útbreidd hugtök sem ekki einskorðast við tiltekinn skóla eða stefnu í málvísindum.
Hér hefur aðeins verið gerð grein fyrir nokkrum meginatriðum í hugmyndum verkefnisstjórnar um handbækurnar. Að sjálfsögðu er eftir að útfæra þær nánar í ýmsum atriðum, og eins má búast við að þær taki breytingum þegar samning ritanna hefst af krafti. Vonandi dugir þetta þó til að lesendur geti gert sér nokkrar hugmyndir um hvað hér er á ferðum, og hvers vænta megi af ritunum.
Síðast en ekki síst er mikilvægt að kynna verkið og framgang þess í Skímu. Stefnt er að því að meðan á verkinu stendur verði skýrt frá stöðu þess í hverju tölublaði sem út kemur af Skímu. Verkefnisstjórnin vonast til þess að sem flestir lesenda blaðsins hafi einhverjar hugmyndir eða ábendingar sem eigi erindi við hana, og hvetur þá til að koma slíku á framfæri. Það má gera símleiðis, bréflega eða í tölvupósti.